GOHITZZ.COM Membahas Tentang Teknologi Masa Kini
Related Articles
Sebagian besar pekerjaan memerlukan kerja sama tim agar dapat diselesaikan dengan cepat dan efektif. Selama masa Work From Home, pembaca dapat memanfaatkan dokumen yang dapat diakses bersama seluruh rekan kerja. Sebagai referensi, sebaiknya pembaca mempelajari cara membuat Google Drive yang bisa diakses semua orang secara online pada waktu bersamaan.
Umumnya dokumen yang dibagikan dari Google Drive membutuhkan izin akses dari pemilik akun. Proses ini seringkali menghambat pekerjaan yang sudah dikejar target. Solusi untuk mengatasinya dapat dilakukan dengan membuat akun Google Drive untuk bersama, sehingga orang lain yang memiliki tautan dapat mengaksesnya. Berikut cara membuat akun Google Drive bersama:
Daftar Isi
1. Buka Akun Google Drive yang Dimiliki
Sebelum mulai berbagi dokumen, pengguna terlebih dahulu perlu menyiapkan akun Google Drive. Pengguna tidak akan kesulitan dalam membuat akun, sebab pendaftaran dapat dilakukan dengan menggunakan alamat e-mail saja. Setiap satu akun e-mail akan memperoleh ruang penyimpanan sebesar 15 GB untuk menyimpan berbagai file.
Selain praktis, cara membuat Google Drive yang bisa diakses semua orang juga terbilang mudah dipraktekkan. Silahkan membuka akun Google Drive yang dimiliki, baik melalui laptop maupun smartphone. Bila membuka akun lewat laptop, pengguna dapat memanfaatkan berbagai web browser seperti Chrome, Opera, Safari, dan sebagainya.
2. Pilih Dokumen atau Folder yang Akan Diakses Bersama
Apabila akun Google Drive telah terbuka, tentukan jenis dokumen yang akan dibagikan bersama rekan kerja. Misalnya berupa file foto, video, dan file lainnya. Tetapi bila dokumen yang akan dibagikan terlalu banyak, cara membuat Google Drive yang bisa diakses semua orang bisa diatasi dengan membentuk folder khusus terlebih dahulu.
Salah satu keunggulan membuat folder Google Drive untuk diakses bersama terletak pada sifatnya yang praktis. Terlebih dalam satu folder, pengguna dapat mengisinya dengan berbagai jenis file. Sehingga, orang lain dapat memperoleh informasi dengan cepat tanpa perlu meminta izin akses terlebih dahulu pada pemilik akun Google Drive.
3. Dapatkan Link Untuk Membagikan Dokumen
Mengatur dokumen untuk diakses semua orang pada dasarnya memiliki teknik yang hampir sama seperti saat membagikan file. Pengguna perlu menyalin tautan dan diberikan kepada orang lain agar dapat mengaksesnya. Bila menggunakan komputer, klik kanan pada berkas yang akan dibagikan. Lanjutkan dengan klik Get Link dan tunggu hingga muncul tautan dari dokumen.
Berbeda saat membuka Google Drive lewat smartphone, pengguna dapat membagikan tautan dengan cara klik bagian pengaturan di sebelah kanan dokumen. Kemudian pilih Share untuk membagikannya, selanjutnya akan muncul form untuk memasukkan alamat email orang lain beserta pengaturan lain yang perlu dilengkapi.
4. Atur Siapa Saja yang Dapat Mengakses Dokumen
Pengguna perlu memastikan apabila data yang akan dibagikan tidak bersifat privasi, sebab siapa pun dapat membukanya bila memiliki tautan. Adapun cara membuat Google Drive yang bisa diakses semua orang bisa diatur pada bagian Restricted. Fitur ini disimbolkan dengan ikon gambar 2 orang, fungsinya untuk mengatur batasan pembaca.
Untuk Google Drive yang tidak dibatasi, silahkan memilih opsi Anyone with the link pada bagian Restricted. Setelah memilih opsi tersebut, pengguna dapat menyalin tautan dari dokumen maupun folder yang akan digunakan bersama. Untuk menyalin tautan, silahkan memilih opsi Copy Link atau dengan cara klik kombinasi Ctrl+C pada keyboard.
5. Bagikan Tautan Google Drive Pada Seluruh Rekan Kerja
Tahapan membuka dokumen Google Drive untuk diakses bersama telah selesai, pengguna dapat membagikan link yang sudah disalin. Silahkan Paste tautan tersebut dan kirimkan melalui e-mail pada rekan kerja lain. Bila menggunakan smartphone, pengguna dapat membagikannya melalui fitur chatting seperti WhatsApp.
Caranya pun cukup mudah, silahkan tekan lama pada bagian pesan dan pilih Tempel. Secara otomatis, tautan yang telah disalin akan muncul dan siap untuk dikirimkan pada orang lain. Siapa pun yang mendapatkan link tersebut tentunya dapat dengan mudah membuka, membaca, bahkan mengedit bagian dari dokumen yang diakses bersama.
Demikianlah panduan cara membuat Google Drive yang bisa diakses semua orang guna meringankan pekerjaan yang sifatnya kolaboratif. Dengan langkah-langkah di atas, pengguna tidak perlu repot mengirimkan dokumen satu per satu pada rekan kerja. Sebab, cara tersebut justru akan menyita banyak waktu dan kurang efektif terutama bila deadline pekerjaan cukup singkat.
